Toute entreprise constituée au Luxembourg doit avoir un véritable bureau enregistré sur le territoire. Cette obligation, énoncée dans la loi modifiée du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales, est vérifiée par le Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) du Luxembourg. L'utilisation d'une simple boîte aux lettres est strictement interdite.
Les options disponibles dépendent du type d'activité exercée :
- Sociétés commerciales, artisanales ou professionnelles :obligation d'avoir des locaux physiques réels (bureau, magasin, atelier ou entrepôt selon l'activité). Un espace de coworking dédié peut être accepté.
- Sociétés de gestion d'actifs (SOPARFI, SPF), sociétés civiles et sociétés inactives :peuvent utiliser un agent de domiciliation agréé pour héberger leur bureau enregistré.
- Petites structures (SARL-S, SARL) :la domiciliation au domicile personnel du gérant est possible, à condition que le règlement de copropriété ou les règlements municipaux le permettent et qu'un espace de travail dédié y soit aménagé.
La domiciliation par un tiers est régie par la loi du 31 mai 1999. Seuls les professionnels agréés peuvent exercer cette activité :
- Avocats inscrits au barreau de Luxembourg,
- Experts-comptables et commissaires aux comptes,
- Institutions de crédit et professionnels du secteur financier (sous la supervision de la CSSF).
Le contrat de domiciliation est un contrat obligatoire entre l'agent de domiciliation et la société. Il doit spécifier les services fournis, les obligations respectives des parties, la durée et les conditions de résiliation. L'agent de domiciliation est également tenu de se conformer aux obligations AML/KYC (règles de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme), en particulier l'identification des bénéficiaires effectifs dans le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE).
En cas de non-respect des règles, l'agent de domiciliation peut résilier le contrat avec effet immédiat par lettre recommandée. La société concernée perd alors son domicile légal dès que l'avis de résiliation est déposé au RCS. Des sanctions pénales sont prévues pour les violations de ces réglementations et peuvent aller jusqu'à la dissolution judiciaire de la société.
Veuillez noter : la domiciliation seule est interdite. L'agent de domiciliation doit également fournir des services annexes (services de secrétariat, gestion du courrier, suivi administratif, etc.).
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